«Веган-передачки» — проект, который помогает вег-заключённым. Обычно мы отправляем посылки или передачки с веганской едой, но также стараемся морально поддерживать подопечных. Для этого мы проводим вечера писем за пределами России. В этом гайде делимся своими наработками и советами. Важно: мы не можем дать полноценную инструкцию для таких мероприятий в России.

Подготовка

В этой части расскажем, как подготовиться к проведению вечеров писем, если вы никогда этого не делали.

Получите опыт

Вечер писем — это не так сложно, но стоит сходить хотя бы на пару таких мероприятий, чтобы начать разбираться в них. Если в вашей локации их не проводят, посетите онлайн-встречу — позже мы расскажем, где искать анонсы.

Возможно, у вас есть опыт онлайн-переписки с заключёнными? Это тоже будет полезно! Если такого опыта нет, попробуйте начать общаться с заключёнными из «СВОБОТа».

Найдите соратникс

Важно общаться с другими организаторикс  вечеров писем. Во-первых, они смогут помочь вам по любому вопросу — неожиданные вопросы от гостей будут возникать постоянно. Во-вторых, это общение даст поддержку и вдохновение.

Мы рекомендуем вступить в Чат про письма и книги политзаключенным.

Найдите единомышленникс

Чтобы на ваши встречи приходили люди, вам нужны знакомства, которые приведут первых гостей. Важно состоять в местных оппозиционных чатах, общаться с активистками и создавать связи, чтобы люди вас знали. Так вам будут больше доверять и с большей вероятностью придут на вечер писем. Сделайте всё возможное, чтобы привлечь как можно больше гостей.

Что нужно сделать для вечера писем?

В этой части расскажем, как анонсировать вечер писем и подготовить материалы для его проведения.

Сегментируйте заключённых

Мы в «Веган-передачках» пишем вег-заключённым: веганам и вегетарианцам. Если вы хотите организовать такой вечер для наших подопечных, свяжитесь с нами для получения помощи или пиара! 

Мы, организаторки «Веган-передачек» — феминистки и активистки, мы занимаемся не только этим проектом, но и проводим вечера писем для других групп людей. Вы можете выбрать своё направление работы, например, организовать вечер писем в поддержку экоактивистов, феминисток, представителей коренных народов, транс-персон или неизвестных политзаключённых. Выбор «тематики» вечера поможет привлечь аудиторию, которая в ином случае могла бы быть не заинтересована. А также сделает отбор людей более понятным.

Кстати, в чате, который мы рекомендовали выше, есть тег #МалоПисем, с помощью которого можно отобрать малоизвестных заключённых.

Сделайте анкеты заключённых 

Вы не можете просто дать сухие ФИО заключённых — людям важно знать о них больше. Обычно мы создаём анкеты заключённых с такой информацией:

• ФИО — нужно указать на открытке / письме,
• год рождения — эта информация обязательно указывается рядом с ФИО,
• место заключения — это может откликнуться у людей, которые жили в том же регионе,
• информация о человеке, примерно в 600 символов — гостям будет важно найти какие-то общие интересы с заключённым,
• фотография по возможности,
• коротко основные инструкции.

Мы создаём анкеты в Figma с самым простым дизайном. Некоторые инициативы делают более красочные варианты, но для нас важнее не тратить слишком много усилий и сделать всё удобно.

Подготовьте все анкеты заранее и обязательно проверьте, что все эти люди всё ещё в заключении. Будет грустно, если люди напишут кому-то, кто уже освободился или умер.

Стоит распечатать по две копии каждой анкеты, потому что иногда какой-то гость забирает анкету одного человека и пишет ему письмо все 2 часа, из-за чего другие не могут написать тому же заключённому.

Возможно, вы можете распечатать анкеты в местной библиотеке или другом общественном пространстве.

Часто, находя в сети длинное описание политзаключённых, мы сокращаем его с помощью сервиса ChatGPT. Это позволяет сэкономить силы, которые понадобятся вам впереди.

Оцените, на каких языках нужны анкеты, исходя из аудитории, которую вы ожидаете. Обычно мы используем русский и английский, но иногда приходится делать анкеты на четырёх языках.

Площадка

Если вы решили организовать вечер в России, вам будет непросто подобрать подходящее пространство, учитывая, что государственные учреждения для этого не подойдут. Также нужно помнить, что мероприятие может быть небезопасно не только для участников, но и для хозяина помещения, в котором планируется встреча. Поэтому возможность проведения такого мероприятия лучше согласовать с владельцем помещения заранее.

За пределами России выбрать подходящее пространство легче. Это могут быть:

1. Библиотеки. Проверьте, возможно, в городской библиотеке есть специальные комнаты для собраний.
2. Общественные организации. Часто можно сделать коллаборацию с «Рефорумом» или Amnesty International и провести ивент в их пространствах.
3. Кафе. Выберите подходящее кафе с достаточно большим столом, но лучше забронируйте его заранее, чтобы избежать недостатка мест.

Нашли и утвердили площадку? Переходим к выбору даты и времени.

Дата и время

Возможные даты и время будут зависеть от площадки, ваших возможностей, культурных особенностей и вашей аудитории.

Например, в некоторых местах будет лучше проводить встречи в воскресенье, так как это самый доступный день, а в других лучше подойдут будни после работы. Вероятно, вы сами лучше понимаете, что подойдёт вашей аудитории.

Если у вас есть канал, блог или чат, можно провести там опрос, чтобы узнать, какие дни и часы лучше подойдут вашей аудитории для встречи. Обычно вечера писем занимают 2–3 часа — лучше сразу предупредить людей об этом, чтобы они могли лучше рассчитать своё время и дать более точные ответы.

Анонс

У вас есть тема, площадка, дата и время. Пора делать анонс!

Создайте изображение по теме публикации — оно привлечёт внимание. Добавьте заголовок, дату, время и адрес. Если не знаете, как лучше сделать, посмотрите чужие анонсы. Если не умеете пользоваться графическими редакторами, попробуйте шаблоны из Canva. В крайнем случае можно попросить помощи у знакомых дизайнеров или просто запостить картинку со всеми деталями в описании.

Анонс лучше публиковать за 2 недели до мероприятия. Также не забывайте напоминать о нём на неделе мероприятия, накануне и в день мероприятия.

Что ещё стоит добавить в описание?

1. Как будет проходить вечер писем. Синхронизируйте ожидания, особенно для новичков, которым может быть страшно и которые не понимают, что будет на встрече.
2. Что людям стоит взять с собой. Вы будете выдавать канцелярские принадлежности или хотите, чтобы гости принесли их с собой? Будете ли вы давать угощения или просите гостей внести вклад в них?
3. Ваши контакты. Вероятно, у людей будут вопросы о встрече, и важно, чтобы у них была возможность их задать. Необязательно оставлять свой номер, можно указать почту или создать бота обратной связи.
4. На каком языке будет мероприятие и будет ли помощь и перевод для нерусскоговорящих гостей. Например, ваши гости могут не знать русского, но они могут писать через переводчик — важно, чтобы им в этом помогали.
5. Доступна ли площадка для персон с инвалидностью. Есть ли пандус, оборудованный туалет, какая ширина дверных проёмов?
6. Дети и животные. Можно ли брать их с собой?

Все эти детали помогут вовлечь людей в ваше мероприятие.

Распространение мероприятия

Договоритесь с дружественными и особенно с местными инициативами о репосте. Площадка, как правило, тоже размещает анонс у себя. Лучше фокусироваться на местных сообществах — они приведут больше всего людей. Отправьте анонсы в чат, про который мы писали выше.

Вы также можете сделать плакаты и развесить их по городу, если это легально. По нашему опыту, это тоже помогает привлечь аудиторию на мероприятие.

Подготовка инструкций

Не все знают, как писать письма заключённым, и могут возникнуть проблемы. ​​​​​​​Лучше в начале сделать инструктаж — можете за основу взять нашу презентацию из Canva.

Инструкции можно рассказать устно без проектора и распечатать для удобства.

Подготовка канцелярских принадлежностей

До начала мероприятия у вас есть время подготовить расходники. Начнём с канцелярии:

1. 20-30 ручек;
2. открытки. Лучше всего с местными видами, потому что это побуждает людей рассказать о месте, где они живут. Мы часто покупаем дешёвые открытки в секонд-хенде;
3. бумага для письма. Некоторые люди предпочитают писать более длинные послания. Лучше иметь как красивую бумагу для письма, так и обычные листочки в клеточку/линейку — некоторые боятся испортить красивые листы; 
4. карандаши и фломастеры — по желанию;
5. cтикеры — по желанию;
6. washi-cкотч — по желанию;
7. штампики — по желанию;
8. cтикеры Hello My Name Is — помогут более свободному общению, есть в онлайн-маркетплейсах.

Эти материалы создадут атмосферу и удобство для участников! Конверты и марки вам понадобятся уже позже.

Что нужно распечатать: анкеты, таблицу контактов и QR-код для пожертвований и продаж.

Многоразовая посуда и переработка отходов

Позаботьтесь о многоразовой посуде для мероприятия. Например, можно закупить пластиковые стаканчики и тарелки. Также по возможности сдайте всю упаковку от угощений на переработку.

Таблица контактов

На наших мероприятиях за пределами России мы предлагаем оставить контакты, чтобы мы могли прислать ответ от заключённого. Из-за сложностей почтового сообщения между Россией и другими странами мы просим заключённых присылать ответы нашей специалистке по логистике в Москве. Ответы фотографируем и отправляем по контактам из таблицы.

Заранее проверьте есть ли у вашей страны почтовое сообщение с Россией.

Что важно учесть:

1. Имя в подписи в письме/на открытке и имя в таблице должны совпадать.
2. Таблица будет храниться только у нас и в безопасности.
3. Оставить контакт можно по желанию.

Позже расскажем, как устроена логистика.

Если вы организуете вечер писем в России, можете получить ответное письмо напрямую. Переписка с заключёнными является легальной.

Подготовка угощений

Убедитесь, что ваши угощения веганские и по возможности безглютеновые — так вы обеспечите инклюзивность мероприятия. Ориентируйтесь на знаки сертификаций с надписью Vegan. Обычно мы делаем покупные угощения бесплатными для всех.

Вы также можете подготовить домашние угощения и продавать их за небольшую плату. Например, мы часто делаем тюремный торт.

Не забудьте про воду, чай, кофе и растительное молоко!

Подготовка фандрайзинга

На организацию мероприятия потребуется потратиться. Как вернуть расходы? Вот несколько идей:

1. QR-код на платёжную систему, например, Revolut. Напоминайте о возможности пожертвовать и объясните, на что пойдут деньги — почтовые расходы, канцелярию, угощения.
2. Коробочка для наличных.
3. Продажа домашних вкусностей. Например, тюремный торт. Готовить можно заранее, при сноровке процесс займет не больше получаса.
4. Продажа мерча. Значки, стикеры, шопперы с уникальными принтами.
5. Благотворительное бинго.

Бинго — лёгкий способ собрать деньги. Обычно мы проводим бинго, когда гости почти закончили писать открытки.

Что нужно для игры:

1. Онлайн бинго-генератор или бинго-машина 10-20 €.
2. Бинго-листы — 20-30 штук.
3. Призы. Мерч, зины, книги, нашивки, значки, мармеладки и другие. Призы должны быть интереснее с каждым раундом.
4. Маркеры или карандаши.

Правила игры:

1. Все покупают лист бинго за 5 евро, можно купить несколько.
2. Объявляем номера, можно показывать на проекторе.
3. Цель — собрать линию в любом направлении: горизонтально, вертикально или по диагонали.
4. Когда кто-то собрали линию, они кричат «бинго!» и показывают лист.
5. Проверяем всё ли верно и если да, то дарим приз. Если нет, то продолжаем играть до настоящего бинго.
6. После первого раунда усложняем игру: собираем 2-3-4 линии и в конце весь лист.

Хостим гостей

В этом разделе расскажем, как ухаживать за гостями и сделать так, чтобы они захотели вернуться снова.

Подготовка площадки

Когда вы придёте на площадку, запишите видео о том, как найти нужное место, и выложите его в блог или чат проекта. Это поможет людям быстрее ориентироваться.

Дальше можно заняться подготовкой мероприятия:

1. Разложите анкеты, бумагу, открытки, ручки и всю остальную канцелярку.
2. Приготовьте чай, кофе, поставьте растительное молоко, посуду, выложите угощения. Если продаёте что-то, сделайте ценники, оставьте QR-код для продаж и блюдце для наличных. Отличным тоном будет прописать составы блюд, а у покупного оставить упаковки — чтобы можно было проверить состав.
3. Включите музыку без слов, например lo-fi на фон, — это создаст спокойную атмосферу.
4. Проверьте работу проектора, если он используется.

Встречаем гостей

Поприветствуйте гостей и покажите, где можно взять угощения и какие из них бесплатны. Объясните, как приобрести платные угощения, и расскажите, на что пойдёт выручка с них. Укажите важные места: где будут писать письма и где находится туалет. Если у вас есть мерч, расскажите и о нём.

Предложите использовать стикеры “Hello My Name Is” — это поможет легче общаться, а на стикере можно указать и комфортные местоимения.

Опаздывающих можно ждать до 15 минут, так как не все смогут прийти вовремя. После этого переходите к приветственной речи и инструктажу.

Комфортим гостей

Старайтесь уделить внимание каждому гостю: подходите, спрашивайте, как идут дела, и предлагайте помощь тем, кто пишет через переводчик. Не проводите всё время с друзьями, а помогайте тем, кто выглядит неуверенно. Подписывайте открытки сами, подавая пример другим. Это создаст поддерживающую атмосферу и вдохновит участникс.

Не забудьте поблагодарить за подписанные открытки и сразу перепроверить, указаны ли на них ФИО. Это важно, чтобы после мероприятия не возникло трудностей с идентификацией.

Ведём подсчёт

В нашей презентации последний слайд — это счётчик писем. Он показывает, кому мы написали больше, а кому меньше. Обновляйте счётчик сразу после того, как получите готовое послание. Это поможет равномерно распределять письма среди всех заключённых.

В конце объявите общее количество подписанных открыток и поблагодарите всех аплодисментами! В блоге / чате можно выложить фото посланий и их количество.

После мероприятия

После завершения мероприятия вам нужно выполнить несколько важных шагов:

1. Сфотографировать послания. Это поможет на случай, если письма потеряются в пути — отправите адресатам распечатки.
2. Рассортировать открытки по адресатам. Разделите их на отдельные стопки для каждого получателя. Это упростит дальнейшую отправку.
3. Сложить послания в пакет. Убедитесь, что они аккуратно упакованы в конверты для транспортировки.
4. Подготовить лейблы с адресами. Для этого создайте таблицу, куда скопируйте данные из бота с адресами, и распечатайте лейблы для упаковки. 
5. Подготовить и запаковать конверты. Важно положить в конверт марки, листы и конверт для обратного ответа, чтобы заключённые могли ответить на ваши послания.Не забудьте указать на конверте не только ФИО и адреса заключённых, но и их годы рождения.
6. Отправить адресатам. Если вы в России или если ваша страна не приостанавливала почтовые отношения с Россией, можете отправлять письма по адресам. Если нет, нужно отправить их в транзитную страну. Например, в Эстонию или другую страну, где будет происходить дальнейшая пересылка в Россию.

Организация вечера писем заключённым — это не только способ выразить поддержку тем, кто в ней нуждается, но и возможность объединить людей для важного дела. Тут нужна тщательная подготовка: от поиска соратникс и выбора площадки до продуманного анонсирования и создания комфортной атмосферы для участникс. Проводя такие мероприятия, мы не только помогаем заключённым, но и строим сообщество, которое объединяет людей вокруг идеи солидарности и справедливости. Правильный подход, внимание к деталям и искреннее желание сделать мир лучше — вот залог успеха любого вечера писем.